Veja agora mesmo os 4 documentos fiscais que toda empresa deve ter!

A lista de documentos exigidos para a abertura e a manutenção das atividades de um negócio de forma regular é muito extensa. No entanto, por maiores que sejam os desafios, é preciso dedicar atenção e planejamento sobre a emissão de documentos fiscais para manter a organização saudável e competitiva.

O objetivo deste artigo é aprofundarmos o conhecimento sobre os principais documentos fiscais que uma empresa deve emitir e sobre qual a sua importância para o desenvolvimento de um negócio. Boa leitura!

Por que manter os documentos fiscais em ordem?

O Brasil é conhecido por ser um dos países mais burocráticos do mundo, com leis extensas, complexas e, muitas vezes, ultrapassadas e que dificultam o trabalho da sua força empreendedora e o seu desenvolvimento econômico. Não obstante, enquanto grandes mudanças estruturais não ocorrem para colocar fim a esse cenário, o empresariado ainda precisa lidar com todos esses desafios em seu dia a dia.

De maneira geral, a finalidade da emissão dos documentos fiscais é comprovar as movimentações de recursos. Caso tais documentos não sejam emitidos dentro dos termos e dos períodos predeterminados, a empresa correrá sérios riscos de sofrer com multas e outros impedimentos ao seu funcionamento.

No entanto, não é apenas para evitar sanções governamentais que uma empresa precisa manter o seu controle tributário em dia. Ao preservar a sua documentação fiscal em ordem, a companhia agrega credibilidade ante aos seus parceiros de negócio, como bancos, fornecedores e órgãos públicos, potencializando as suas oportunidades de crescimento.

Quais os principais documentos fiscais?

Agora que entendemos a importância de manter os compromissos fiscais em ordem, vamos conhecer 4 dos principais documentos que toda empresa precisa se dedicar a gerir. Confira!

1. Alvará de funcionamento

Independentemente do ramo de atuação — seja no comércio, seja em serviços, seja na indústria —, para que uma empresa abra as portas e comece as suas atividades, é necessário que obtenha um alvará de funcionamento da prefeitura onde atua, como um atestado de que cumpre com as regras municipais.

Esse documento tem um prazo de validade e, portanto, é renovado periodicamente conforme os critérios específicos da sua atividade. Não ter uma licença de funcionamento e atuar com um alvará vencido torna a empresa irregular, podendo até mesmo ser fechada pelas autoridades.

2. Inscrição municipal e estadual

As inscrições municipais e estaduais são realizadas apenas uma única vez, apresentando o registro básico para a identificação e a comunicação da empresa com as entidades governamentais do estado e do município responsáveis pelo recolhimento dos tributos.

Cada tipo de empresa demanda um tipo diferente de inscrição. Sendo assim, aquelas que atuam na indústria e no comércio precisam de uma inscrição estadual em uma Secretaria de Fazenda Estadual, enquanto as prestadoras de serviços demandam a inscrição municipal realizada por uma Secretaria de Finanças.

3. Livros contábeis e fiscais

Os livros fiscais e contábeis, como o Livro Razão, o controle de estoque e o Livro Diário, são documentos fundamentais em que estão registradas todas as operações realizadas pela empresa, como as entradas e as saídas de caixa, as transferências, os pagamentos de impostos, as baixas de estoque etc.

Tais documentos, hoje, são de formato eletrônico, o que facilita a manipulação dos dados e o armazenamento e também a sua guarda pela empresa para o caso de ser necessário comprovar movimentações e valores no futuro.

4. Notas fiscais

A nota fiscal é um dos principais documentos emitidos por uma empresa e a sua falta pode causar muitos transtornos aos seus donos ou aos acionistas. A emissão da NF é obrigatória para a maior parte dos negócios em todos os ramos de atividade, pois é ela que atesta a quantidade vendida, o faturamento e os resultados que a empresa obteve em um período.

Por isso, é importante, além de emitir a nota fiscal corretamente, como determina a lei, também reservar um local para a guarda e o backup dos arquivos, contendo todas as notas emitidas por um período de, pelo menos, 5 anos. Caso contrário, a sua empresa estará sujeita ao pagamento de multas pesadas capazes de abalar a sua saúde financeira.

Por fim, é preciso ressaltar a importância de contar com o auxílio de profissionais especializados para evitar problemas com o Fisco. Todos os documentos fiscais citados têm prazo, formas de envio e outras particularidades que precisam receber a devida atenção. Por isso, é recomendado que você procure pelo auxílio de contadores para ter acesso a uma assessoria fiscal e tributária personalizada.

Gostou do artigo? Já tem controles eficientes sobre a emissão e o armazenamento dos seus documentos fiscais? Então, aproveite para compartilhar este conteúdo em suas redes sociais.

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